Курсы секретарей-референтов

1. Делопроизводство (объем дисциплины - 32 акад. Часа).

• 1.1. Значение документов в управлении организацией. Должностной состав и функции работников службы ДОУ.
• 1.2. Основные категории документов
• 1.3. Документ
• 1.4. Понятие "документ" и его функции.
• 1.5. Классификация виды документов.
• 1.6. Нормативно-организационные документы. Нормативно-правовая база ДОУ.
• 1.7. Организационные документы организации (уставы, положения, инструкции).

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

• необходимость единых правил оформления документов;
• состав реквизитов документов.hf;
• правила оформления реквизитов;
• юридическое значение документа;
• особенности языка служебных документов;
• бланки документов.

Организационно-распорядительные документы:

• организационные документы (уставы, положения, инструкции);
• распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
• информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.);
• документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.);
• коммерческие документы (контракты и т.д.);
• документы по обращениям граждан (предложения, заявления и т.д.);
• формуляр-образец.

Основные принципы работы с документами:

• организация работы с документами;
• документооборот;
• основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).

Работа с входящими документами:

• этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.

Работа с исходящими документами:

• этапы обработки. Порядок работы.

Работа с внутренними документами:

• этапы и порядок работы с внутренними документами.

Регистрация документов. Виды регистрации документов.

Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.)

Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.

Формирование и оформление дел.

Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.

Экспертиза ценности документов. Понятие:

• определение сроков хранения;
• порядок выдачи дел.

Подготовка дел и передача в архив:

• формы описи и акты;
• передача дел в архив.

Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства.

Этика и психология делового общения:

• имидж секретаря. Деловая женщина-профессионал. Рабочее место секретаря;
• актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет;
• этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации. Служебная вертикаль (отношения в системе «руководитель-подчиненный»). Служебная горизонталь (отношения в системе «коллега-коллега»). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями;
• взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях;
• взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. «Трудные люди». Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе;
• технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш «говорящий имидж». Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс). Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Имидж приемной руководителя. Подача чая, кофе, напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам.